Come monitorare le spese di viaggio in modo semplice e sicuro

Sempre più spesso all’interno delle aziende dipendenti o consulenti si trovano a dover svolgere, per breve tempo, il proprio lavoro al di fuori della sede stabilita da contratto: ciò implica l’organizzazione di trasferte che possono comprendere viaggio, vitto e alloggio a seconda del tipo di impegno da portare a termine.

Per tale motivo, l’azienda si troverà ad affrontare dei costi extra che dovranno essere monitorati e gestiti dall’ufficio amministrativo in modo impeccabile, così da evitare di incorrere in eventuali problematiche riguardanti i rimborsi e la rendicontazione.

Consigli di viaggio

Partecipare ad un convegno, un evento o un congresso, spesso al di fuori del territorio di appartenenza, comporta la pianificazione di una trasferta. L’iter da seguire per procedere con l’organizzazione completa può essere piuttosto impegnativo e dispendioso, sia a livello di tempi che di costi, questi ultimi però necessari se si vuole ampliare il business dell’azienda promuovendone un’immagine che sia in linea con la mission che si intende perseguire.

Per semplificare l’organizzazione del viaggio è importante seguire alcuni consigli che possono risultare molto utili.

In prossimità di particolari eventi, soprattutto nelle grandi città, i prezzi degli alberghi tendono ad aumentare rispetto al listino di base; e, poiché il rappresentante dell’azienda necessita di trovare un alloggio che sia vicino al luogo dell’evento, l’innalzamento dei costi riguarda soprattutto le strutture ricettive situate nei pressi della sede di interesse.

Questa situazione può creare delle difficoltà, sia all’azienda che ai suoi collaboratori, soprattutto quando si ha un budget prestabilito che non è possibile superare. Per ovviare a questo problema, è possibile stipulare apposite convenzioni messe a disposizione dagli hotel che, in tal modo, garantiscono promozioni e scontistiche ai dipendenti o rappresentanti dell’azienda (con cui hanno preso preventivamente accordi), che si troveranno ad alloggiare in queste strutture per motivi lavorativi.

Per quanto riguarda i mezzi di trasporto, un approccio particolarmente vantaggioso è quello di attivare convenzioni sia con alcune compagnie aeree che con categorie di treni che coprono le tratte più richieste, così che i dipendenti o collaboratori dell’azienda possano usufruire di tariffe agevolate. Allo stesso modo, coloro che effettuano spostamenti con l’auto, potranno usufruire di scontistiche nei distributori di carburante convenzionati.

Come ottimizzare i costi e la gestione con le carte Soldo

Un’azienda, quindi, che si trova a dover gestire le spese di viaggio per le trasferte dei dipendenti o dei collaboratori, deve avere tutti gli strumenti adatti per poter svolgere le pratiche necessarie in modo sicuro e veloce. A tal proposito, Soldo propone un sistema di carte prepagate smart adatte ad ogni esigenza e che semplificano enormemente il lavoro del reparto amministrativo.

Le carte Soldo, infatti, possono essere assegnate a ciascun dipendente, così che ognuno sia responsabile del controllo del denaro che spende per conto dell’azienda e quest’ultima, a sua volta, possa impostare un limite di spesa e monitorare in tempo reale le transazioni eseguite grazie ad un portale web dedicato.

Uno dei punti di forza di queste carte prepagate è la possibilità di scaricare sul proprio smartphone un’applicazione che consente di avere la gestione completa di tutti i pagamenti, agevolando la compilazione delle note spese: ogni volta che si utilizza la carta Soldo apparirà una notifica sull’app, in tempo reale, che consente di controllare alcuni dati importanti tra cui l’esercente, l’orario, la data, l’importo e la tipologia di spesa che è stata effettuata.

Questi sono tutti aspetti fondamentali, soprattutto quando ci si trova a dover gestire i costi delle trasferte: ogni volta che, infatti, verrà effettuato un pagamento, esso verrà registrato automaticamente; in questo modo, il dipendente può tenere sotto controllo le spese attraverso l’app e l’azienda potrà monitorare le transazioni mediante l’apposito gestionale.

Inoltre, le carte prepagate Soldo permettono di gestire online tutta la documentazione dei pagamenti riguardanti le trasferte: è possibile fotografare scontrini e ricevute fiscali relativi agli importi spesi e allegarli nell’apposita sezione dell’app, in modo che possano essere consultati in qualsiasi momento. Questo facilita notevolmente anche il lavoro di rendicontazione del reparto amministrativo.

È possibile richiedere le carte prepagate Soldo direttamente online: è sufficiente collegarsi al sito dell’azienda, inserire i propri dati all’interno di un form e procedere con l’ordine.