Come fare una fattura? La guida per i liberi professionisti

La fattura è un documento fiscale che obbligatoriamente deve essere redatto da tutti i titolari di partita IVA che vendono beni o prestano servizi. Pertanto, nessuno può esimersi dal consegnare la fattura ai propri clienti dopo aver terminato la prestazione.

Vediamo insieme in questo articolo come compilare una fattura ben fatta e come correggere eventuali errori.

Come fare una fattura?

Esistono due modi per emettere una fattura:

1. Fatturazione tradizionale: in formato cartaceo o digitale (pdf, Excel, jpeg, ecc.), modificabile manualmente o al computer tramite vari programmi;

2. Fattura elettronica: deve essere in formato XML e va compilata e trasmessa mediante appositi software e secondo criteri e condizioni di emissione ben precisi.

A partire dal 1° gennaio 2019, per le persone fisiche e le agenzie governative è diventato obbligatorio optare per la fatturazione elettronica. Questo perché con il sistema di conservazione digitale, tutte le aziende si sono dovute adattare alle nuove normative vigenti, secondo le quali i documenti vanno salvati in forma digitale con firma elettronica.

Tipologie di fattura: immediata o differita?

Esistono principalmente due tipi di fatture: quelle immediate e le differite.

Una fattura immediata è da inviare al proprio cliente (per posta o consegnata a mano) immediatamente dopo la consegna della merce venduta o il completamento dei servizi resi.

Fino a poco tempo fa, la legge fissava un termine di 24 ore per l'emissione immediata della fattura. Tuttavia, dal decreto 34/2019, adesso si hanno 12 giorni di tempo per emettere questo tipo di fattura.

Le fatture differite, invece, possono essere inviate molto tempo dopo la consegna dei beni venduti o il completamento dei servizi resi.

Questo significa che se offriamo più servizi allo stesso cliente nell'arco di un mese, invece di creare più fatture immediate, possiamo direttamente compilare una sola fattura differita a fine mese.

Compilazione della fattura: ecco i dati richiesti

Quando si emette una fattura, indipendentemente dalla tipologia, essa deve obbligatoriamente presentare alcuni dati. Vediamo quali sono:

1. Dati sul libero professionista e sul cliente: nome, indirizzo, sede legale, partita Iva, codice fiscale di entrambe le parti;

2. Data di emissione della fattura;

3. Numerazione progressiva: tutte le fatture devono essere numerate progressivamente. Il numero si azzera il 1° gennaio di ogni anno;

4. Descrizione del prodotto o servizio venduto;

5. Base imponibile e importo dell'IVA, ovvero l'importo del pagamento da addebitare.

Oltre a questi elementi essenziali, si è liberi di aggiungere anche altri elementi, come uno spazio dedicato ai metodi di pagamento o all'IBAN.

Errori di fatturazione: come correggerli?

Ma cosa succede se erroneamente emettiamo una fattura sbagliata? Ci sono diverse azioni che possono essere intraprese per correggere gli errori ed evitare sanzioni severe. Se ci accorgiamo di aver commesso errori solo dopo aver inviato la fattura al cliente, a seconda che l'errore sia relativo all'importo e all'IVA inseriti, oppure ad altri fattori (es. errore di intestazione, data di emissione, partita IVA, ecc.), ci sono alcuni stratagemmi da poter utilizzare. Il miglior modo è quello di chiedere aiuto all'Agenzia delle Entrate: non sempre tutto è perduto, anzi spesso si tratta di refusi correggibili.