Quando si arriva a un career day capita di trovarsi disorientati: trovare l’ingresso corretto, mostrare una registrazione sul telefono, ritirare un badge, orientarsi tra gli stand e capire quali aziende incontrare per prime. Successivamente ci si mette in coda per conversare con le aziende, conversazioni di pochi minuti in cui si può consegnare un curriculum e presentarsi al meglio, cercando di ricordarsi i nomi dei selezionatori e quali aziende propongono lavori realmente in linea con le proprie aspettative.
Le indicazioni pubblicate da diversi career center universitari suggeriscono agli studenti di presentarsi con curriculum ordinati, una cartellina o un portfolio, carta per prendere appunti e una penna: strumenti semplici, legati alle necessità operative della giornata.
Per HR, università, enti di formazione e organizzatori la questione può quindi essere formulata in termini diversi dal consueto: quali piccole frizioni eliminare dal percorso di chi partecipa? Un badge leggibile, una cartellina che impedisca ai CV di arrivare spiegazzati al terzo colloquio o una penna disponibile nel momento in cui serve annotare un contatto hanno un valore organizzativo prima ancora che promozionale. Ed è proprio questa distinzione a separare un kit con idee per gadget aziendali utili da una busta riempita di merchandising.
Il primo problema arriva al check-in
Il punto di osservazione più utile è l’ingresso. In un evento con centinaia di studenti o candidati, il check-in deve far avanzare le persone, non trasformarsi nella prima coda della giornata. Registrazione, controllo dell’iscrizione, eventuale scansione di un codice e consegna del materiale devono convivere con una logistica semplice e funzionale. In questa fase badge e lanyard trovano la loro funzione più evidente.
Il badge serve innanzitutto a identificare il partecipante. Se riporta nome, eventuale area di studio o altre informazioni realmente necessarie all’organizzazione, può facilitare anche le interazioni successive. Il lanyard evita invece di dover tenere in mano il cartellino, cercarlo in tasca o applicarlo ripetutamente agli abiti.
Un nastro ricoperto da loghi molto grandi può soddisfare un’esigenza di visibilità interna all’organizzatore, ma non necessariamente quella di chi dovrà indossarlo per diverse ore e, magari, muoversi con lo stesso badge tra aziende concorrenti. L’identità visiva dell’evento può essere presente senza trasformare il candidato in un supporto pubblicitario ambulante.
Questo principio vale anche per la distribuzione. Un kit sofisticato, composto da molte parti da spiegare o assemblare al momento, può essere controproducente se rallenta la registrazione. Nell’esperienza di un evento recruiting, anche il materiale fisico rientra nella progettazione dei touchpoint. La candidate experience, del resto, non coincide con il solo colloquio: riguarda l’insieme delle interazioni attraverso cui una persona forma un’impressione dell’organizzazione e del processo.
Dopo tre stand, ricordare chi ha detto cosa diventa un problema concreto
Un candidato può parlare con diverse aziende nel giro di poche minuti. Un recruiter spiega un graduate program, un altro segnala una posizione da cercare sul portale aziendale, un terzo suggerisce di inviare il curriculum a una determinata funzione. Dopo una serie di conversazioni ravvicinate, affidarsi esclusivamente alla memoria diventa impossibile. Un taccuino e una penna smettono diventano indispensabili. Non occorre immaginare gadget elaborati: servono pagine sufficienti per annotare azienda, nome della persona incontrata, posizione citata, eventuale scadenza e soprattutto qualche dettaglio che consenta di ricostruire la conversazione una volta tornati a casa.
Diversi career center universitari consigliano esplicitamente ai partecipanti di portare materiale per prendere appunti. La University of Georgia, per esempio, suggerisce padfolio, notebook o cartellina per raccogliere curriculum e materiali ricevuti, oltre a carta e penna per annotare ciò che emerge nei colloqui; indicazioni analoghe compaiono nelle guide di Brigham Young University, University of Cincinnati e altri atenei.
La ragione diventa ancora più chiara quando si considera ciò che accade dopo l’evento. Il valore di un appunto preso alle 11:30 può emergere alle 18:00, quando il candidato deve distinguere cinque aziende visitate e decidere a quali inviare una candidatura. Il taccuino è utile durante il career day perché rende più preciso il follow-up successivo.
Per l’employer branding questa è una distinzione importante. Un oggetto non deve necessariamente sorprendere per essere coerente con l’esperienza. Può essere discreto e quasi invisibile, purché venga consegnato nel momento e nella forma in cui serve davvero.
Il follow-up è il momento in cui si capisce se il kit di benvenuto è funzionale
La prova più interessante arriva quando gli stand vengono smontati. Il candidato torna a casa con una serie di conversazioni da ricostruire. Deve capire dove candidarsi, controllare le posizioni suggerite, aggiornare eventuali documenti, collegarsi con le persone incontrate o inviare una comunicazione quando appropriato.
È qui che il materiale raccolto durante la giornata può trasformarsi da semplice dotazione a strumento di continuità. Nel taccuino ci sono il nome di un recruiter e il riferimento a una posizione; nella cartellina sono rimasti separati i documenti; sul telefono sono salvati i contatti e i siti visitati. Persino un organizer apparentemente secondario può continuare a essere utilizzato nello zaino durante università, lavoro o trasferte.
Il follow-up è importante anche dal punto di vista delle organizzazioni. Il CIPD osserva che una cattiva esperienza di colloquio può compromettere la percezione dell’employer brand e richiama l’importanza di comunicazioni tempestive con i candidati. Il materiale distribuito durante la fiera non può compensare un processo di selezione confuso, un recruiter impreparato o settimane senza risposta. Sarebbe un errore attribuirgli questa capacità.
